You've got mail: stop met mailen!

Herken je dat beeld van twee collega’s die tegenover elkaar zitten en dat de ene aan de andere vraagt: “Heb je mijn e-mail al gelezen?”

Het lijkt alsof we elkaar tegenwoordig liever een e-mail sturen dan dat we met elkaar in gesprek gaan. E-mailen lijkt misschien het ideale kanaal om van alles met iedereen te delen, maar de werkelijkheid is dat het afstand creëert en bovendien bijna altijd onnodig is. Wie ergert zich niet aan de kettingmail waarin de oorspronkelijke boodschap compleet verloren is gegaan. Of de eindeloze stroom e-mails waarin ‘reply all’ de norm lijkt te zijn, terwijl je alleen in de cc. staat. Of wat dacht je van veelvuldig gebruik van HOOFDLETTERS, uitroeptekens!! en vetgedrukte tekst.

Ik moet de manager of directeur nog ontmoeten die me kan vertellen dat e-mail heeft bijgedragen aan een betere onderlinge verbinding. De constante stroom van e-mails en de drang om meteen op iedere mailtje te reageren is killing voor je concentratie. Het kost je veel tijd en geeft je het gevoel dat je geen regie meer over je werk en je agenda hebt. Wat daarbij ook niet helpt zijn de notificaties die steeds oppoppen bij ieder nieuw bericht dat je krijgt.

Onnodig e-mailen geeft irritatie, zorgt voor druk en stress en is zelfs dodelijk voor de sfeer in de organisatie. Uit het medewerkers-tevredenheidsonderzoek van Effectory blijkt dat 25% van de deelnemers overweegt om zijn of haar baan op te zeggen vanwege de werksfeer en de te hoge werkdruk. En zeg eens eerlijk, met welk gevoel open jij iedere ochtend je inbox?

Kortom, veel heen en weer e-mailen is vaak totaal niet effectief en zorgt bovendien voor een slechte sfeer en veel onduidelijkheid, al zijn er soms gevallen dat een e-mail een praktisch nut heeft. Bijvoorbeeld om een gesprek kort samen te vatten en afspraken en deadlines te bevestigen, zodat het zwart-op-wit staat. Dan is het fijn om daarop terug te kunnen vallen in het geval iemand zijn afspraken niet nakomt.

Vooropgesteld, denk altijd goed na of een e-mail het beste medium is of dat een (telefoon)gesprek beter werkt om je doel te bereiken. Als je elkaar spreekt en ziet, maak je contact en ervaar je wat de ander denkt en hoe die reageert.

Ik sluit af met een paar praktische tips (en ja open deuren) om je e-mailgebruik te verbeteren:

● Wees altijd expliciet in wat je van de ander vraagt en benoem man en paard.

● Wil je informatie, een terugkoppeling of dat de lezer iets gaat doen? Stel een duidelijke vraag en geef de deadline aan.

● Mail alleen als het strikt noodzakelijk is

● Voorkom zoveel mogelijk cc

● Plan je e-mailmomenten 🕒

● Gebruik duidelijke onderwerpregels 📝

● Houd je e-mails kort en to the point

● Zet meldingen uit en check je mail op vaste tijden

Het is het ideale plaatje van elk bedrijf: teams die functioneren op onderling vertrouwen, waarin talent gedijt en er sprake is van openheid. Wil je ervaren hoe dit kunt bereiken? Ik denk graag hardop met je mee.